Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat sytuacji, w których gromadzimy dane osobowe naszych gości, klientów, kontrahentów oraz obecnych i przyszłych pracowników. Za każdym razem wskazujemy cel i podstawę prawną przetwarzania danych, zakres zbieranych informacji, a także okres ich przechowywania. Informujemy również o przysługujących Państwu prawach w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Zapewniamy, że wszelkie działania w tym zakresie prowadzone są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa – zarówno krajowego, jak i unijnego, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Danymi osobowymi będą zatem zarówno takie dane, które pozwalają nam na określenie tożsamości konkretnej osoby, jak i takie, które nie pozwalają na jej natychmiastową identyfikację, ale są, przy pewnym nakładzie kosztów, czasu i działań, zwłaszcza przy wykorzystaniu łatwo osiągalnych i powszechnie dostępnych źródeł, wystarczające do jej ustalenia. Innymi słowy, danymi osobowymi nie są pojedyncze informacje o dużym stopniu ogólności, np. nazwa ulicy i numer domu czy wysokość wynagrodzenia. Informacja te będą jednak stanowić dane osobowe wówczas, gdy zostaną zestawione z innymi dodatkowymi informacjami, które w konsekwencji można odnieść do konkretnej osoby (np. imieniem i nazwiskiem).
Natomiast pod pojęciem przetwarzania danych osobowych kryją się praktycznie wszelkie możliwe czynności wykonywane na danych osobowych niezależnie od tego, czy są dokonywane w sposób zautomatyzowany, czy nie. Zatem przetwarzaniem danych osobowych będzie m. in. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie czy niszczenie danych.
Kto jest administratorem Twoich danych osobowych
Administratorem danych osobowych, które przekazujesz w przypadkach opisanych w niniejszej Polityce Prywatności, jest WNS GROUP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy: 04-041), przy ul. Ostrobramskiej 101, lok. 308. Spółka jest zarejestrowana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i posiada numer NIP: 1133137968.
Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane
Pragniemy wskazać, iż w większości przypadków przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych opiera się na przesłance realizacji umowy lub działań podejmowanych przed zawarciem umowy. Innymi słowy, przetwarzamy Twoje dane w niezbędnym zakresie ze względu na to, że np. dokonałeś zakupu bądź zamówienia oferowanych przez nas towarów, łączy Cię z nami umowa o pracę bądź łączy nas różnego rodzaju umowa handlowa (albo taką umowę zamierzasz z nami zawrzeć).
Sporadycznie przetwarzamy Twoje dane osobowe ze względu na fakt, iż wymagają tego obowiązujące przepisy prawa. I tak np. dane zawarte w dokumentach sprzedażowych (np. fakturze VAT) są przez nas przetwarzane ze względu na to, iż przepis prawa nakazuje dokumentowanie w określony sposób sprzedaży, wskazuje zakres danych, który na tego typu dokumencie musi się znajdować oraz precyzuje czas, przez jaki te dane jesteśmy zobligowani do przechowywania.
Zdarzają się również sytuacje, w których dokonujemy przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody. Pamiętaj, że każdorazowo wyraźnie zapytamy Cię o udzielenie takiej zgody. Takie zapytanie o wyrażenie zgody przedstawione będzie w sposób pozwalający odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem.
Kiedy i w jakim celu udostępniamy Twoje dane osobowe podmiotom trzecim
Przede wszystkim chcemy Cię poinformować, że bez Twojej wyraźnej zgody WNS GROUP Sp. z o.o. nie udostępnia Twoich danych osobowych żadnym podmiotom trzecim, które mogłyby wykorzystywać je do własnych celów. Wyjątkiem od tej zasady jest przekazywanie niektórych Twoich danych uprawnionym:
(i) organom państwowym (w tym urzędom), działającym na podstawie i w ramach obowiązujących przepisów prawa,
(ii) bankom, w związku z realizowanymi transakcjami finansowymi,
(iii) operatorom pocztowym oraz firmom kurierskim/transportowym, które dostarczają zakupione u nas towary.
Ponadto udostępniamy Twoje dane osobowe podmiotom trzecim, które świadczą na naszą rzecz określone usługi. Do takich usługodawców należą w szczególności:
dostawcy mebli, którzy w naszym imieniu rozpatrują ewentualne reklamacje;
operatorzy techniczni, w tym firmy informatyczne, które zarządzają i serwisują naszą infrastrukturę techniczno-informatyczną;
podmioty świadczące dla nas usługi marketingowe, zwłaszcza związane z narzędziami wykorzystującymi pliki cookies;
podmioty doradcze, w tym kancelarie prawne;
wyspecjalizowane agencje ochrony;
podmioty prowadzące dla nas infolinię – Biuro Obsługi Klienta;
oraz osoby trzecie współpracujące z nami przy realizacji konkretnych umów zawartych z Tobą.
Zapewniamy, że wszyscy ci usługodawcy zostali przez nas starannie wybrani i na podstawie odpowiednich umów zobowiązani do wykorzystywania powierzonych im danych wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami i w ściśle określonych celach.
Informujemy także, że w niektórych przypadkach Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Dotyczy to zwłaszcza podmiotów oferujących narzędzia do monitorowania i analizowania Twojej aktywności na naszych stronach internetowych z wykorzystaniem plików cookies, dostawców usług poczty elektronicznej, za pośrednictwem których kontaktujesz się z nami, oraz dostawców serwisów społecznościowych, na których posiadamy konta (np. Facebook, Instagram, YouTube).
Zapewniamy jednak, że w takich sytuacjach podejmujemy wszelkie niezbędne działania, aby zagwarantować odpowiednią ochronę przekazywanych danych, między innymi poprzez przekazywanie danych do krajów i podmiotów uznanych przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, lub będących członkami odpowiednich stowarzyszeń bądź programów, a także poprzez przekazywanie danych wyłącznie na podstawie umów zawierających tzw. standardowe klauzule umowne, które uwzględniają wymogi UE dotyczące przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Zakupy w naszym sklepie internetowym
Dokonując zakupu w naszym sklepie internetowym www.wawanaprawa.pl, może być konieczne podanie przez Ciebie pewnych informacji o sobie. W szczególności będziemy wymagać danych takich jak imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz adres zamieszkania i adres dostawy. Dane te będziemy od Ciebie wymagać za każdym razem przy dokonywaniu zakupów bez tzw. „rejestracji”, czyli bez założenia konta użytkownika w naszym sklepie internetowym, lub jednorazowo przy tworzeniu konta („rejestracji”). W przypadku założenia konta będziesz miał możliwość samodzielnej edycji (poprawiania) swoich danych osobowych. Podanie wyżej wymienionych danych osobowych jest dobrowolne, jednak bez ich podania nie będziesz mógł dokonać zakupu towarów w naszym sklepie internetowym. Przetwarzanie danych w powyższych sytuacjach będzie odbywać się w celu realizacji umowy sprzedaży lub w związku z zamiarem jej zawarcia, świadczenia dodatkowych usług (m.in. transportu, utrzymania konta na stronie wawanaprawa.pl), a także wypełniania obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa (np. wystawienia dokumentu sprzedaży).
Dodatkowo informujemy, że Twoje dane osobowe będą przez nas również wykorzystywane do przeprowadzania badania satysfakcji z zakupów w sklepie internetowym (badanie zadowolenia klientów), a także do profilowania Twojej aktywności zakupowej — w tym rodzaju przeglądanych i zakupionych towarów oraz korzystanych przez Ciebie promocji i rabatów — na podstawie naszego prawnie usprawiedliwionego interesu. Twoje dane będziemy przetwarzać przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, np. do upływu terminu przedawnienia roszczeń na mocy Kodeksu Cywilnego, lub w przypadku wystawienia dokumentów sprzedażowych — przez okres określony przepisami podatkowymi oraz Ustawą o rachunkowości.
Dane, zgodnie z zasadami opisanymi w sekcji „Kiedy i w jakim celu udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim”, będą udostępniane m.in. firmom informatycznym, które są operatorami technicznymi wykorzystywanej przez nas infrastruktury techniczno-informatycznej (w tym sklepu internetowego), a także firmom realizującym dla nas określone usługi — np. firmom transportowym czy firmom przeprowadzającym badania satysfakcji klientów.
Czat i formularze kontaktowe na stronie wspark.pl (kontakt, zgłoszenie uwag, itp.)
Na początku pragniemy poinformować, że rozmowa z Biurem Obsługi Klienta lub pracownikiem salonu może być nagrywana. W przypadku nagrywania rozmowy zostaniesz o tym poinformowany przed jej rozpoczęciem. Nagrania rozmów wykorzystujemy w celu dokładnego opisu Twojego zgłoszenia, poprawy jakości naszych usług i obsługi, jak również w celach dowodowych — na podstawie naszych prawnie usprawiedliwionych interesów. Jeżeli nie życzysz sobie, aby rozmowa z nami była nagrywana, zachęcamy do skorzystania z innych form kontaktu, takich jak formularz kontaktowy na stronie www.wawanaprawa.pl/kontakt, poczta elektroniczna pod adresem wawanaprawa.pl@gmail.com lub osobista wizyta.
Każda osoba kontaktująca się telefonicznie z Biurem Obsługi Klienta, która chce uzyskać informacje dotyczące danych osobowych, np. na temat szczegółów złożonego zamówienia lub reklamacji, przed udzieleniem jakichkolwiek informacji zostanie poproszona o podanie określonych danych osobowych. Jest to niezbędne w celu weryfikacji jej tożsamości. Konieczne jest dla nas upewnienie się, że udzielane informacje trafiają do osoby uprawnionej. Bez takiej weryfikacji, np. w przypadku odmowy podania danych, nie będziemy mogli telefonicznie udzielić oczekiwanych informacji.
Ponadto, gdy kontaktujesz się z Biurem Obsługi Klienta, możemy poprosić Cię o podanie pewnych informacji niezbędnych do załatwienia sprawy, z którą się do nas zwracasz — np. adresu dostawy lub danych konta, na które dokonamy zwrotu pieniędzy. Podane przez Ciebie dane zostaną wykorzystane wyłącznie w celu, w jakim kontaktujesz się z nami, i będą przechowywane przez okres wynikający z odpowiednich przepisów prawa (np. do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń). Twoje dane będą przetwarzane w celu realizacji umowy lub obowiązujących przepisów prawa oraz innych naszych usprawiedliwionych celów (np. udzielenie odpowiedzi na pytanie, badanie satysfakcji klienta).
Twoje dane mogą być udostępniane podmiotom trzecim zgodnie z zasadami opisanymi w części „Kiedy i w jakim celu udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim”. Należą do nich firmy prowadzące Biuro Obsługi Klienta w naszym imieniu, firmy informatyczne będące operatorami technicznymi naszej infrastruktury techniczno-informatycznej oraz inni usługodawcy realizujący usługi na nasze zlecenie, np. przeprowadzanie badań satysfakcji klienta.
